นิค ยัง ผู้จัดการฝ่ายไอทีของมหาวิทยาลัยนอร์ทแคโรไลนาที่กรีนส์โบโร (UNCG) เชื่อในองค์ประกอบ 2 อย่างสำหรับการเปิดรับเทคโนโลยีในวิทยาเขต อย่างแรก นักศึกษาและเจ้าหน้าที่ควรเปิดรับเครื่องมือนี้เพราะรู้สึกว่ามีประโยชน์ ไม่ใช่เพราะฝ่ายไอทีบังคับให้ใช้ อย่างที่สอง นักศึกษาและเจ้าหน้าที่ควรจัดการเทคโนโลยีส่วนใหญ่ได้ด้วยตนเอง โดยได้รับความช่วยเหลือจากทีมไอทีเพียงเล็กน้อย จากประวัติศาสตร์อันยาวนานของ UNCG ในการใช้งาน Google เริ่มตั้งแต่ปี 2005 กับ Gmail พบว่าการใช้งานที่ง่ายและการเปิดรับที่เป็นธรรมชาตินั่นเองที่เป็นตัวขับเคลื่อนการใช้งาน G Suite for Education ให้แพร่หลายไปสู่นักศึกษา 20,000 คนและเจ้าหน้าที่ 3,500 คน

“เราพยายามรับฟังสิ่งที่นักศึกษาและเจ้าหน้าที่ต้องการ เราไม่ต้องการบอกคนอื่นว่าต้องทำอะไร” ยังกล่าว “เราทำให้แอปพร้อมใช้งานและทำให้สิ่งต่างๆ เปิดกว้างไว้ในแง่ของเครื่องมือที่ผู้คนใช้งานได้ และเราพยายามส่งเสริมการรับไปใช้ด้วยวิธีนี้”

เมื่อนักศึกษาและเจ้าหน้าที่มองเห็นคุณค่าของ Gmail และเครื่องมือของ G Suite อื่นๆ เช่น Google เอกสาร พวกเขายังค่อยๆ เปิดรับขีดความสามารถใหม่ที่ Google เพิ่มลงใน G Suite ในช่วง 10 ปีที่ผ่านมา เช่น Hangouts และ Google Groups ด้วย นิค ยังกล่าวว่า เครื่องมือและฟีเจอร์ใหม่เหล่านี้ช่วยให้ชุมชนวิทยาเขตตระหนักถึงคุณค่าของการทำงานร่วมกันและการแชร์ข้อมูลที่เป็นประโยชน์

“เราไม่มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายพัฒนาจำนวนมาก” ยังกล่าวถึงทีมไอทีของเขา มหาวิทยาลัยก็ไม่มีเจ้าหน้าที่ธุรการจำนวนมากเช่นกันเมื่อคำนึงถึงขนาดของสถาบัน ยังมองหาวิธีใช้งาน G Suite เพื่อช่วยนักศึกษาและเจ้าหน้าที่ประหยัดเวลาและทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยไม่ต้องมีการช่วยเหลืออย่างมากจากฝ่ายไอที “เรามองหาวิธีการปรับปรุงที่ปรับขนาดได้ ซึ่งเราจะใช้สร้างสิ่งใหม่ที่คุ้มค่าเงินที่สุดได้” เขากล่าว นั่นหมายถึงเครื่องมือแบบบริการตนเองที่นักศึกษาและเจ้าหน้าที่ใช้งานได้ด้วยตนเอง

ตัวอย่างเช่น ยังแนะนำให้สมาคมชีวิตนักศึกษาและผู้นำหอพักแชร์ข้อความโดยใช้ Google Groups แทนเครื่องมือในการส่งอีเมลเป็นจำนวนมาก รายชื่ออีเมลที่ต้องจัดการด้วยตนเองมีความยุ่งยากในการทำงานบางอย่าง เช่น การเพิ่มและลบสมาชิก อีเมลมักจะไม่ได้รับความสนใจเนื่องจากถูกอีเมลอื่นๆ ของผู้รับบดบัง เมื่อใช้ Google Groups สำหรับกลุ่มต่างๆ ในวิทยาเขต เจ้าหน้าที่ Residence Life และนักศึกษาได้สร้างชุมชนออนไลน์ที่ทำให้เกิดการพูดคุยกันขึ้นมา โดยที่สมาชิกกลุ่มไปเยี่ยมชมฮับออนไลน์สำหรับกลุ่มของตนเองและดูว่าการพูดคุยกำลังดำเนินไปอย่างไร หรือตรวจสอบประกาศสำคัญจากหัวหน้ากลุ่มได้โดยไม่ต้องรออีเมล

“Google Groups ช่วยให้เราลดโครงสร้างพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับรายชื่ออีเมลอย่างการบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์และการสำรองซอฟต์แวร์” ยังกล่าว หัวหน้ากลุ่มสามารถเพิ่มและนำสมาชิกออกได้ง่าย และใช้งานฟีเจอร์อย่างฟอรัมถามตอบเพื่อถามคำถามกับสมาชิกคนอื่นรวมถึงรับสมาชิกได้ “Google Groups ได้กลายเป็นส่วนสำคัญในแผนการสื่อสารในวิทยาเขตของเรา เราเริ่มทำการเพิ่มเข้าสู่กลุ่มศิษย์เก่าต่าง ๆ มากขึ้น” ยังกล่าว

ยังช่วยให้แผนกต่างๆ ของ UNCG ใช้ประโยชน์จาก Google ห้องนิรภัยสำหรับการเก็บรักษาอีเมล รวมถึงการถ่ายโอนอีเมลเมื่อพนักงานออกจากมหาวิทยาลัย ยังกล่าวว่า “วิธีนี้ช่วยให้เราจัดการกับพนักงานที่กำลังลาออกได้ดียิ่งขึ้น”

นอกจากนี้ ยังได้สนับสนุนให้เจ้าหน้าที่และนักศึกษาใช้ไดรฟ์ของทีมของ Google เพื่อแชร์และจัดเก็บเอกสารด้วยเช่นกัน เนื่องจากไฟล์ในไดรฟ์ของทีมได้รับการจัดการโดยกลุ่ม ไม่ใช่โดยบุคคล เอกสารจะยังคงอยู่หากสมาชิกออกจากกลุ่ม

“เมื่อใช้ไดรฟ์ของทีม การเป็นเจ้าของเอกสารจะไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไป” ยังกล่าว เช่นเดียวกับ Google ไดรฟ์และเครื่องมือของ G Suite อื่นๆ ผู้จัดการไดรฟ์ของทีมจะควบคุมสิทธิ์และสมาชิกภาพได้ โดยไม่ต้องขอความช่วยเหลือจากฝ่ายไอที

เนื่องจากมีการใช้งาน G Suite อย่างแพร่หลายในสถาบันต่างๆ ในเครือมหาวิทยาลัยนอร์ทแคโรไลนา ผู้ดูแลระบบอย่างยังจึงแชร์แนวคิดสำหรับการปรับปรุงกระบวนการได้ง่าย ตัวอย่างเช่น ผ่าน Google Hangout “การพบปะของผู้ดูแลระบบแบบรายเดือน” ซึ่งนำผู้ดูแลระบบจากสถาบันต่างๆ ในเครือ UNC มาพูดคุยกับเกี่ยวกับวิธีการใหม่ในการใช้งาน G Suite

“คุณแทบจะไม่พบปัญหาที่ผู้ดูแลระบบอื่นช่วยแก้ไขไม่ได้” ยังกล่าว “การที่เราทุกคนใช้ Google ช่วยได้มาก ทำให้เราทำงานกับแพลตฟอร์มเดียวกันได้ Hangouts ให้วิธีแก้ปัญหาที่ง่ายแก่เรา"