นักเรียนและเจ้าหน้าที่ของมหาวิทยาลัยดับลินประหยัดเวลาและเพิ่มการแชร์ข้อมูลด้วย G Suite

นักศึกษาและเจ้าหน้าที่ของมหาวิทยาลัยดับลิน (UCD) ต้องการเข้าถึงอีเมลและเอกสารได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายจากทุกจุดในวิทยาเขตดับลิน ประเทศไอร์แลนด์ของมหาวิทยาลัย UCD เลือก Gmail สำหรับการรวมกันของเครื่องมือที่ใช้งานง่ายและการบำรุงรักษาที่สำคัญโดยฝ่ายไอทีที่ต่ำ ชุมชนในวิทยาเขตได้ใช้เครื่องมืออื่นๆ ของ G Suite เช่น Google Hangouts, Google สไลด์ และชีตเพื่อแชร์งานนำเสนอในชั้นเรียนและแผนการสอน

มหาวิทยาลัยดับลินต้องมอบการเข้าถึงอีเมลและเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ง่ายเพื่อให้นักศึกษา คณาจารย์ และเจ้าหน้าที่เชื่อมต่อกัน และเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลออนไลน์อยู่เสมอ โดยไม่เพิ่มภาระให้กับฝ่ายไอที “เราต้องให้เครือข่ายเปิด ซึ่งไม่ผูกติดกับอุปกรณ์ใดๆ และทุกอย่างทำงานผ่านระบบไร้สาย” ไบรอัน มอร์ริสซี่ หัวหน้าฝ่านบริการเว็บของวิทยาลัยกล่าว ด้วยนักศึกษา 32,000 คนและเจ้าหน้าที่ 6,000 คน ทำให้อาจมีคอมพิวเตอร์ แท็บเลต หรือสมาร์ทโฟนมากถึง 40,000 เครื่องในเครือข่ายของวิทยาเขต ซึ่งใช้อีเมลและแชร์เอกสารกัน “ชุมชนวิทยาเขตของเราต้องการความสามารถในการออนไลน์ตลอดเวลา และไม่ต้องการกังวลกับการลงทะเบียนอุปกรณ์หรือการเชื่อมต่อกับอีเมล” มอร์ริสซี่กล่าว

ระบบอีเมล Sunmail ของมหาวิทยาลัยเป็นระบบที่ใช้แรงงานสูงมากสำหรับมอร์ริสซี่และเพื่อนร่วมงานฝ่ายไอที รวมถึงใช้งานได้ยากมากสำหรับนักศึกษาและเจ้าหน้าที่ “ระบบนี้ใช้ทรัพยากรสูงมากในแง่ของต้นทุนและการจัดการ ซึ่งเราพยายามหลีกเลี่ยงทั้งสองอย่างนี้” มอร์ริสซี่กล่าว เจ้าหน้าที่ฝ่ายไอทีต้องบำรุงรักษาและตรวจสอบเซิร์ฟเวอร์อีเมลขนาดใหญ่ 2-3 เครื่อง รวมถึงจดหมายขยะและซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสที่ทำงานอยู่ในเซิร์ฟเวอร์อีกหลายเครื่อง นักศึกษาและเจ้าหน้าที่ร้องเรียนเกี่ยวกับโควตาของบัญชีที่มีจำกัด ซึ่งบังคับให้ผู้ใช้ต้องลบข้อความบ่อยครั้ง “เราต้องหางบประมาณเป็นเลขหกหลักเพื่อปรับปรุงสถาปัตยกรรมของระบบที่ยังคงล้าหลังในแง่ของฟีเจอร์” มอร์ริสซี่กล่าว ทีมงานไอทีจึงตัดสินใจเปลี่ยนไปใช้ระบบอีเมลที่ใช้ระบบคลาวด์ซึ่งการนำไปใช้และการจัดการทำได้อย่างง่ายดาย

ความคิดเห็นจากผู้นำด้านไอที

“แรงขับเคลื่อนหลักในการเลือก Google คือ Gmail มีความน่าเชื่อถือ ออนไลน์เสมอ และใช้งานได้ง่ายสำหรับผู้ใช้”

Brian Morrissey, หัวหน้าฝ่ายบริการเว็บ, มหาวิทยาลัยดับลิน

ทำให้การย้ายข้อมูลง่ายขึ้นด้วยแผนกช่วยเหลือในองค์กร

UCD เลือก Gmail เพื่อแทนที่ระบบอีเมลที่เก่าและยุ่งยาก “แรงขับเคลื่อนหลักในการเลือก Google คือ Gmail มีความน่าเชื่อถือ ออนไลน์เสมอ และใช้งานได้ง่ายสำหรับผู้ใช้” มอร์ริสซี่กล่าว “นี่เป็นอินเทอร์เฟซที่ทุกคนคุ้นเคย”

มอร์ริสซี่และเพื่อนร่วมงานย้ายข้อความอีเมลของเจ้าหน้าที่และนักศึกษาไปยัง Gmail ทีละแผนก จากนั้นก็ได้ตั้งโต๊ะช่วยเหลือภายในแผนกเหล่านั้น เพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนไปใช้ Google ประสบความสำเร็จด้วยดี “เราทำงานในสำนักงานกับเจ้าหน้าที่ หรือใกล้กับทางเดินหลักที่นักศึกษาเดินผ่าน” มอร์ริสซี่กล่าว “เราใช้เวลาอย่างมากในการมีส่วนร่วมกับลูกค้า ซึ่งเป็นการลงทุนที่สูงมาก แต่เราคิดว่ามันคุ้มค่าเมื่อผู้คนเปลี่ยนมาใช้ระบบอีเมลใหม่อย่างรวดเร็ว”

เมื่อนักศึกษาและเจ้าหน้าที่ปรับตัวเข้ากับ Gmail พวกเขาจะค้นพบเครื่องมือ G Suite อื่นๆ เช่น Google เอกสาร, Google ปฏิทิน และ Google+ “สิ่งนี้ทำให้เราประหลาดใจ เพราะเรามัวแต่สนใจเกี่ยวกับอีเมล” มอร์ริสซี่กล่าว เจ้าหน้าที่และคณาจารย์ตระหนักว่า G Suite ใช้งานได้ง่ายกว่าเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอื่น เนื่องจาก G Suite เข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ Google ปฏิทินเป็นสิ่งที่พลิกโฉมทุกอย่าง มอร์ริสซี่กล่าว ก่อนหน้านี้ แผนกต่างๆ ของมหาวิทยาลัยใช้แอปปฏิทินต่างกัน ทำให้ไม่มีวิธีการที่สอดคล้องกันในการแจ้งเตือนนักศึกษาเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเวลาของชั่วเรียนหรือเวลาที่เข้าพบอาจารย์ได้

ความคิดสร้างสรรค์เพื่อการประหยัดเวลาและแชร์กลยุทธ์การสอน

เจ้าหน้าที่ของ UCD พบวิธีการที่สร้างสรรค์เพื่อใช้ G Suite แทนกระบวนการที่ต้องใช้เวลานาน และเชื่อมต่อกับผู้อื่นและนักศึกษาได้ง่ายขึ้น คณาจารย์สร้างชุมชนการเรียนการสอน UCD ใน Google+ ซึ่งทำให้พวกเขาโพสต์ความคิดเกี่ยวกับการปรับปรุงประสบการณ์เรียนรู้และรับความคิดเห็นจากนักการศึกษาอื่นได้ “หากเราพยายามทำแบบนี้โดนไม่มี Google เราอาจได้รับการมีส่วนร่วมน้อยกว่าที่มีตอนนี้มาก” มอร์ริสซี่กล่าว นอกจากนี้ แผนกไอทีได้เปลี่ยนรายการอีเมลด้วยชุมชน Google+ ของตนเอง ซึ่งใช้เพื่อแชร์งานนำเสนอเกี่ยวกับการริเริ่มเทคโนโลยีใหม่

ที่โรงเรียนสัตวแพทย์ UCD เจ้าหน้าที่และคณาจารย์ใช้ G Suite เพื่อวางแผนการสอน คณาจารย์ขอวิธีการที่ดีกว่าในการแชร์หลักสูตรของชั้นเรียนจากแมทธิว ไฮน์ หัวหน้าทีมบริการเว็บ เพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างหัวข้อซ้ำในแต่ละคอร์ส ไฮน์แนะนำให้ครูใช้สเปรดชีตหลักใน Google ชีต ซึ่งมีบทเรียนสำหรับชั้นเรียนของโรงเรียนสัตวแพทย์ทั้งหมด ไฮน์สร้างเว็บไซต์ที่ดึงข้อมูลจากสเปรดชีตหลักและแสดงแผนภูมิที่ไฮไลต์หัวข้อที่กำลังสอนและเวลาสอนโดยใช้ Google Sites

นอกเหนือจากการสนับสนุนวิธีการที่สร้างสรรค์เพื่อประหยัดเวลาและปรับปรุงการสอน การเปลี่ยนไปใช้ Google ยังเป็นการประหยัดเงินสำหรับ UCD ด้วย มอร์ริสซี่กล่าวว่ามหาวิทยาลัยประหยัดค่าใช้จ่ายรวมเป็นเลขหกหลักโดยการกำจัดฮาร์ดแวร์และการบำรุงรักษาโซลูชันอีเมลเก่า รวมทั้งค่าใช้จ่ายสำหรับโซลูชันการป้องกันไวรัสและจดหมายขยะที่ไม่จำเป็นต้องใช้กับ Gmail

"เราไม่ได้รับโทรศัพท์เกี่ยวกับผู้ที่มีปัญหาในการเชื่อมต่อกับอีเมล หรือเกี่ยวกับพื้นที่เก็บข้อมูล" มอร์ริสซี่กล่าว "ความกังวลเกี่ยวกับโควตาเกินจะหายไปด้วย Gmail"

ความคิดเห็นจากผู้นำด้านไอที

“ความกังวลเกี่ยวกับโควตาเกินจะหายไปด้วย Gmail”

Brian Morrissey, หัวหน้าฝ่ายบริการเว็บ, มหาวิทยาลัยดับลิน

โปรไฟล์องค์กร

มหาวิทยาลัยดับลิน เป็นที่รู้จักในฐานะ “มหาวิทยาลัยสากล” ของไอร์แลนด์ เป็นหนึ่งในมหาวิทยาลัยวิจัยชั้นนำของยุโรป นักศึกษา 32,000 คนมาจากกว่า 120 ประเทศ และรวมถึง 5,500 คนซึ่งศึกษาจากนอกประเทศไอร์แลนด์ มหาวิทยาลัยยังเป็นผู้นำด้านการศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาด้วย

ผลิตภัณฑ์ที่ใช้

ขอบคุณที่ลงชื่อสมัครใช้!

Let us know more about your interests.