แม้มีนักศึกษาจำนวนไม่มาก นักศึกษาและเจ้าหน้าที่ของวิทยาลัยเซนต์นอร์เบิร์ต (SNC) พบว่าการทำงานในแผนกต่างๆ ล่าช้าเพราะกระบวนการที่ต้องใช้กระดาษ รวมถึงอีเมลและเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพแบบเดิม ผู้นำด้านเทคโนโลยีอย่าง เบน ฮอมเมอร์ดิง นักเทคโนโลยีการสอนมองเห็นศักยภาพของเครื่องมือที่ใช้ระบบคลาวด์ในการช่วยนักศึกษาและอาจารย์ให้ทำงานร่วมกันได้ง่าย และแชร์ข้อมูลได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว

“ก่อนเราจะเปลี่ยนมาใช้ Google เราใช้ระบบอีเมลของเราเองซึ่งโฮสต์ไว้ในวิทยาเขต และเราเก็บไฟล์ทั้งหมดไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของเรา” ฮอมเมอร์ดิงกล่าว “แต่ไม่มีการทำงานร่วมกันมากนัก การส่งเอกสารจะทำผ่านการส่งอีเมลต่อกันเป็นทอดยาว และข้อมูลก็มักจะไปค้างอยู่ที่ไหนสักแห่ง” ผู้ดูแลระบบใช้แบบฟอร์มเป็นกระดาษเพื่อรวบรวมและอัปเดตคำอธิบายหลักสูตร ซึ่งเป็นกระบวนการที่ยุ่งยากและส่งผลให้เกิดความล่าช้าและข้อผิดพลาด

พื้นที่เก็บข้อมูลสำหรับทุกอย่าง และเข้าถึงได้จากทุกที่

"เมื่อผู้คนเข้าใจวิธีการทำงานของ Google Workspace เพื่อแชร์เอกสารกับทั้งวิทยาเขต เราก็ได้พบกับช่วงเวลาที่น่าทึ่งสุดๆ หลายครั้ง" Hommerding กล่าว อาจารย์ค้นพบว่าตนเองสามารถใช้ Google เอกสารเพื่อแสดงความคิดเห็นต่องานที่นักศึกษากำลังทำอยู่ ซึ่งเป็นการสร้าง "การสนทนาสดกับนักศึกษา" เขากล่าวเสริม

อาจารย์ยังเริ่มใช้งาน Google ไดรฟ์เพื่อเก็บเอกสารที่จำเป็นสำหรับหลักสูตรด้วย “เมื่อก่อน การดาวน์โหลดเอกสารจากวิทยาเขตหรือจากบ้านมักจะเป็นปัญหา” ฮอมเมอร์ดิงกล่าว “ตอนนี้เราเข้าถึงทุกอย่างได้จากทุกที่”

แนวคิด “ทุกอย่างจากทุกที่” เป็นส่วนหนึ่งของโครงการ “นำอุปกรณ์มาใช้เอง” (BYOD) ใหม่ของวิทยาลัยสำหรับนักศึกษาและอาจารย์ รวมถึงการเปลี่ยนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปของอาจารย์เป็นแล็ปท็อป “หากคุณกำลังเปลี่ยนไปใช้นโยบาย BYOD คุณต้องการกลยุทธ์ให้ผู้คนแชร์ข้อมูลผ่าน Google Workspace ไม่ว่าพวกเขาจะมีอุปกรณ์อะไรก็ตาม” ฮอมเมอร์ดิงกล่าว “นั่นคือเหตุผลที่เราคิดว่า Google เหมาะสมสำหรับเรา”

ไดรฟ์ของทีมของ Google ซึ่งไฟล์จะเป็นของกลุ่มแทนที่จะเป็นของบุคคล ให้พื้นที่เก็บข้อมูลร่วมกันสำหรับเอกสารธุรการ ทำให้ง่ายขึ้นสำหรับฝ่ายธุรการในการจัดการการจ้างนักศึกษา เนื่องจากไฟล์จะไม่เก็บไว้ในไดรฟ์ของนักศึกษา

ประหยัดเวลาและเพิ่มความแม่นยำสำหรับกระบวนการดูแลระบบทั่วไป

ทีมไอทีของ SNC ใช้สคริปต์ Apps เพื่อสร้างโค้ด Google Workspace ที่กำหนดเองซึ่งรวบรวมคำอธิบายหลักสูตรจาก Google ฟอร์ม และป้อนข้อมูลเข้าสู่ Google เอกสาร และ Google ชีต เพื่อปรับปรุงการอัปเดตแค็ตตาล็อกหลักสูตรของวิทยาลัย แอปพลิเคชันนี้ทำให้กระบวนการอนุมัติสำหรับการเปลี่ยนแปลงและหลักสูตรใหม่เป็นเรื่องง่าย ทำให้ผู้อนุมัติและคณาจารย์ทราบว่าการยื่นเรื่องของพวกเขาอยู่ที่ขั้นตอนไหนในกระบวนการ ด้วยความช่วยเหลือของผู้ทำงานที่เป็นนักศึกษา ฮอมเมอร์ดิงกำลังทำการทดสอบ App Maker สำหรับกระบวนการเหล่านี้ในฐานะส่วนหนึ่งของโปรแกรมทดลองใช้ก่อนเปิดตัว (EAP) ซึ่งเป็นโปรแกรมนำร่องผลิตภัณฑ์ของ Google ที่เชิญผู้ใช้อย่างเบนให้ทดสอบและให้ความคิดเห็นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ก่อนที่จะเปิดตัวเต็มรูปแบบ ความคิดเห็นจาก EAP เหล่านี้จะนำไปใช้ปรับปรุงและปรับแต่งผลิตภัณฑ์ให้เข้ากับความต้องการของผู้ใช้

หลังจากฮอมเมอร์ดิงสร้างโค้ด Google Workspace แบบกำหนดเอง ผู้ดูแลระบบจะสร้างแค็ตตาล็อกโดยใช้ Google เอกสาร กระบวนการใหม่นี้ช่วยขจัดการส่งอีเมลหากันไปมาและข้อผิดพลาดที่เพิ่มเวลาในการสร้างแค็ตตาล็อก “ทีมที่เราสร้างกระบวนการนี้ให้ดีใจจนตัวลอยไปเลย” ฮอมเมอร์ดิงกล่าว

Google ฟอร์มยังช่วยผู้ดูแลระบบรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งภายใน Sturzl Center for Community Service & Learning ของวิทยาลัย ซึ่งส่งเสริมการมีส่วนร่วมในชุมชน

“เราจัดการกิจกรรมบริการแบบครั้งเดียวจำนวนมาก และก่อนจะใช้ Google ฟอร์ม การลงทะเบียนเป็นกระบวนการที่ยุ่งยาก” ซูซาน แองโกลี ผู้ประสานงานการมีส่วนร่วมในชุมชนกล่าว ปีที่ผ่านมา Sturzl Center ตรวจสอบกระบวนการลงทะเบียนสำหรับ MLK Day of Service เพื่อให้ใช้งานง่ายยิ่งขึ้น แองโกลีใช้ส่วนเสริม Choice Eliminator สำหรับ Google ฟอร์ม ซึ่งนำตัวเลือกสำหรับการอาสาสมัครออกเมื่อมีนักศึกษาลงชื่อเพียงพอแล้วสำหรับไซต์หรือเวลาที่ระบุ

ทีมไอทีของ SNC ยังใช้ Google Workspace และ App Maker เพื่อเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการเช็คอินและการอนุมัติสำหรับ Tech Bar ของวิทยาลัย ซึ่งเป็นบริการใหม่ที่ให้การฝึกอบรมด้านเทคโนโลยีและการแก้ไขปัญหาสำหรับนักศึกษาและเจ้าหน้าที่ สำหรับโปรเจ็กต์ในชั้นเรียนของเซนต์นอร์เบิร์ตบางส่วน นักศึกษาจำเป็นต้องเข้าเวิร์กชอปของ Tech Bar เพื่อแสดงว่าพวกเขาได้ผ่านการฝึกอบรมในทักษะบางอย่าง เช่น การสร้างบล็อกและวิดีโอ

ฮอมเมอร์ดิงสร้างแอปพลิเคชันที่กำหนดเองด้วย App Maker เพื่อทำให้ผู้สอนของ Tech Bar ส่ง “ใบเสร็จ” ไปยังคณาจารย์เพื่อแสดงว่านักศึกษาจบการฝึกอบรมแล้ว นอกจากนี้ แอปยังให้นักศึกษาให้คะแนนผู้สอนของ Tech Bar ได้ด้วย ฮอมเมอร์ดิงวางแผนที่จะเพิ่มระบบการกำหนดเวลานัดหมายให้กับ Tech Bar ในขณะนี้ การประชุมจะกำหนดเวลาโดยใช้ฟีเจอร์ช่วงเวลาที่สะดวกสำหรับนัดหมายใน Google ปฏิทิน

เตรียมพร้อมสำหรับอนาคต

เมื่อนำ Google Workspace มาใช้ วิทยาลัยเซนต์นอร์เบิร์ตได้เตรียมพร้อมสำหรับอนาคตที่การทำงานร่วมกันและการเข้าถึงเป็นสิ่งจำเป็น ไม่ใช่เพียงตัวเลือกที่ “มีก็ดี” ฮอมเมอร์ดิงกล่าว นั่นรวมถึงการลดการพึ่งพาเซิร์ฟเวอร์และเครื่องมือที่ทีมไอทีต้องบำรุงรักษา “เมื่อไม่นานนี้ เรามีปัญหาไฟฟ้าดับทั่ววิทยาเขต” เขาอธิบาย “เรายังคงส่งอีเมลและเอกสารจากโทรศัพท์ของเราหรือด้วยการใช้ฮอตสปอตได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่เราทำไม่ได้ในระบบอีเมลเก่าของเรา”

การเตรียมพร้อมสำหรับอนาคตยังหมายถึงการเลือกเครื่องมือที่นักศึกษาใช้งานอยู่แล้ว เพื่อทำให้เวลาในการเรียนรู้เทคโนโลยีเหลือน้อยที่สุด “ข้อมูลของเราแสดงให้เห็นว่านักศึกษา 90% เข้าสู่วิทยาเขตโดยใช้งานผลิตภัณฑ์ Google อยู่แล้ว” ฮอมเมอร์ดิงกล่าว เมื่ออาจารย์ใช้ Google Workspace เพื่อแชร์แหล่งข้อมูลของหลักสูตรและกำหนดเวลาการประชุมออนไลน์ พวกเขารู้ว่านักศึกษาจะปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมการเรียนรู้แบบทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว

สำนักงานกำกับดูแลประสิทธิภาพสถาบันประจำวิทยาลัยกำลังทดสอบ BigQuery ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Google Cloud เพื่อจัดการข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานที่นักศึกษาได้รับ รวมไปถึงการศึกษาต่อระดับปริญญาขั้นสูง โดยมีเป้าหมายเพื่อพิจารณาว่าวิทยาลัยเตรียมพร้อมนักศึกษาสำหรับอาชีพได้ดีแค่ไหน

ฮอมเมอร์ดิงกำลังพิจารณาการใช้เครื่องมือ Google Cloud อื่นเพื่อช่วยเจ้าหน้าที่แชร์ข้อมูลการวิจัย และวิเคราะห์ประสิทธิภาพของวิทยาลัยได้ดีขึ้น

“เราเลือก Google เพราะมั่นใจว่าจะมอบขีดความสามารถที่นักศึกษาของราต้องการในปีนี้และในปีต่อๆ ไปได้” ฮอมเมอร์ดิงกล่าว “หากอาจารย์ทำงานใกล้ชิดกับนักศึกษามากขึ้นได้ และเจ้าหน้าที่ให้บริการวิทยาเขตดีขึ้นได้ เราจะทำให้วิทยาลัยแตกต่างออกไปในตลาดการแข่งขันได้”