วิทยาลัยเซนทรัลไวโอมิงช่วยนักศึกษาและเจ้าหน้าที่ทำงานร่วมกันทั้งภายในและภายนอกวิทยาเขต

ที่วิทยาลัยเซนทรัลไวโอมิง นักศึกษาและเจ้าหน้าที่จะต้องอยู่ในวิทยาเขตเพื่อเข้าถึงอีเมลและเอกสาร ซึ่งถือเป็นเรื่องที่ท้าทายสำหรับพื้นที่ชนบทที่ผู้คนต้องเดินทางเป็นระยะทางไกล เพื่อสร้างวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันไม่ว่านักศึกษาและเจ้าหน้าที่จะกำลังทำงานอยู่ที่ไหน CWC จึงใช้เครื่องมือในระบบคลาวด์จาก G Suite for Education

สำหรับสถาบันการศึกษาขนาดเล็กอย่างวิทยาลัยเซนทรัลไวโอมิง (CWC) การปรับปรุงประสบการณ์ของนักศึกษาเป็นส่วนสำคัญยิ่งในการรักษาจำนวนผู้สมัครเข้าเรียน นักศึกษาในปัจจุบันต้องการและจำเป็นต้องเข้าถึงเครื่องมือที่ยืดหยุ่นสำหรับทำงานกับเพื่อนร่วมชั้น รวมถึงสื่อสารกับอาจารย์ “เราต้องให้บริการเป็นจำนวนมากเท่าๆ กับวิทยาลัยที่มีขนาดใหญ่กว่า อย่างแอปพลิเคชันที่ทำงานในอุปกรณ์เคลื่อนที่” จอห์น วู้ด CIO ของวิทยาลัยเซนทรัลไวโอมิงกล่าว “แต่ค่าใช้จ่ายจะต้องคงที่ เราเพิ่มขนาดแผนกไอทีหรืองบประมาณเป็นเท่าตัวไม่ได้ ดังนั้นโมเดลที่ใช้ระบบคลาวด์จึงดูเหมาะสมที่สุด”

เครื่องมือที่ใช้ระบบคลาวด์ยังอาจตอบสนองต่อความท้าทายเฉพาะที่วิทยาลัยชุมชนในพื้นที่ชนบทต้องเผชิญด้วย โดยนักศึกษา คณาจารย์ และเจ้าหน้าที่ต้องเดินทางเป็นระยะทางไกลเพื่อไปยังสถานศึกษา นักศึกษา 2,000 คนของโรงเรียนกระจายกันไปใน 4 วิทยาเขตรวมถึงสถานที่รกร้างห่างไกลสำหรับโครงการศึกษานอกอาคาร “เป็นเรื่องยากมากที่จะให้นักศึกษาของเรามาเจอหน้ากัน” วู้ดกล่าว

ในเวลาเดียวกัน นักศึกษาก็ได้รับการสนับสนุนให้ทำงานเป็นทีม "การทำงานร่วมกันระหว่างนักศึกษาเป็นสิ่งที่พบได้บ่อยกว่าเมื่อหลายปีก่อน" วู้ดกล่าว อาจารย์มอบหมายโครงการให้กับกลุ่มนักศึกษา ไม่ใช่นักศึกษาคนเดียว การทำงานร่วมกันได้กลายเป็นบรรทัดฐานในส่วนของเจ้าหน้าที่ด้วยเช่นกัน วู้ดกล่าวเพิ่มเติม "ผมนึกไม่ออกเลยว่าทำงานในโครงการคนเดียวครั้งสุดท้ายเมื่อไหร่"

ความคิดเห็นจากผู้ใช้

"ด้วย Gmail เราเพียงแต่ต้องให้บัญชีใหม่แค่นั้นเอง เราให้ Google ดูแลเรื่องการคัดกรองจดหมายขยะ"

John Wood, CIO, วิทยาลัยเซ็นทรัลไวโอมิง

การเข้าถึงอีเมลและเอกสารนอกวิทยาเขต โดยไม่ต้องใช้ “เน็ตลงเท้า”

ระบบพื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลและไฟล์ที่มีอยู่แล้วของ CWC ไม่ให้ความยืดหยุ่นสำหรับนักศึกษาและเจ้าหน้าที่ในแง่ของสถานที่และวิธีการทำงาน พวกเขาจำเป็นต้องอยู่ในวิทยาเขตเพื่อเข้าถึงอีเมลและเอกสารที่เก็บไว้ ผู้ที่ต้องการขนไฟล์จากสถานศึกษาไปที่บ้านต้องใช้กลยุทธ์ “เน็ตลงเท้า” อย่างไดรฟ์ USB และฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก ซึ่งนอกจากจะทำให้เกิดปัญหาด้านความปลอดภัย เช่น ทำให้เครือข่ายติดไวรัส ยังอาจทำให้มีการสร้างไฟล์สำคัญขึ้นหลายเวอร์ชันด้วย

วู้ดเชื่อว่าระบบคลาวด์และความประหยัดเป็นส่วนประกอบสำคัญ 2 อย่างสำหรับอีเมล พื้นที่เก็บข้อมูล และเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ปรับปรุงขึ้นซึ่งเข้าถึงได้จากทุกที่ เราจัดการกับอีเมลก่อน และ Gmail ก็เข้ามาแทนที่ระบบอีเมลในวิทยาเขตของ CWC นอกจากข้อเท็จจริงที่ว่าเครื่องมือ G Suite for Education ไม่มีค่าใช้จ่ายสำหรับโรงเรียนแล้ว วู้ดยังพบว่าแผนกไอทีของเขายังประหยัดเงินและเวลาด้วย

“อีเมลในที่ทำงานต้องการเจ้าหน้าที่ทำงานมากขึ้นและเซิร์ฟเวอร์ที่ต้องจัดการมากขึ้น” วู้ดกล่าว “ด้วย Gmail เราเพียงแต่ต้องให้บัญชีใหม่แค่นั้นเอง เราให้ Google ดูแลเรื่องการคัดกรองสแปม ซึ่งเคยเป็นปัญหาที่ไม่รู้จบของฝ่ายไอที” วู้ดกล่าวว่าสำหรับแผนกไอทีขนาดเล็ก การกำจัดงานลักษณะนี้ออกไปจากรายการได้ “คือพรจากสวรรค์”

เพิ่มการทำงานร่วมกันในการวางแผนงบประมาณ

เมื่อนักศึกษาและเจ้าหน้าที่เริ่มใช้เครื่องมืออื่นๆ ของ G Suite เช่น Google ชีตและ Hangouts พวกเขาค้นพบวิธีใหม่ๆ ในการทำงานร่วมกันแม้ว่าจะไม่ได้อยู่ในห้องเรียน ห้องสมุด หรือห้องประชุมเดียวกัน อาจารย์และเจ้าหน้าที่เลือกที่จะทำงานจากระยะไกลได้ตามความจำเป็น และลดการเดินทางที่ใช้เวลานานไปยังวิทยาเขต CWC "ตอนนี้พวกเขาทำงานร่วมกันในรูปแบบอื่นได้" วู้ดกล่าว "Hangouts กำลังเป็นที่นิยมเนื่องจากนักศึกษาใช้คุยกันแบบเห็นหน้าเมื่อไม่ได้อยู่ในวิทยาเขตได้"

G Suite ช่วยให้นักศึกษามีเครื่องมือทุกอย่างที่ต้องการเพื่อสร้างเอกสารวิชาการหรือแชร์การค้นคว้ากับเพื่อนร่วมชั้น “พวกเขาไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการซื้อ Microsoft Office เวอร์ชันสำหรับนักศึกษา” วู้ดกล่าว “นั่นถือเป็นเป้าหมายสำหรับเราและพวกเขา ผมไม่ต้องกังวลว่าจะมีคนติดตั้งซอฟต์แวร์ภายนอก หรือติดตั้งอย่างไม่ถูกต้อง”

แม้แต่สเปรดชีตงบประมาณก็มีการจัดทำขึ้นร่วมกันด้วย ผู้ดูแลระบบเคยส่งสเปรดชีตทางอีเมลไปมาเพื่อขอการอัปเดตและการอนุมัติ ทำให้เกิดข้อผิดพลาดมากขึ้น หรือมีคนที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้ามาทำการอัปเดตงบประมาณ ในวันนี้ วู้ดและหัวหน้าแผนกอื่นๆ สามารถสร้างสเปรดชีตเดียวใน Google ชีตและเพิ่มสิทธิ์ผู้ใช้ทีละเซลล์ได้

“นั่นเป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง ดีกว่าการรื้อกองเอกสารและส่งอีเมลไปมามาก” วู้ดกล่าว “คนอื่นเขียนทับข้อมูลในเซลล์ไม่ได้ถ้าไม่มีสิทธิ์”

เมื่อนักศึกษาและเจ้าหน้าที่ “เป็นเจ้าของ” สิทธิ์ พวกเขาสามารถควบคุมคนที่จะแชร์งานด้วยได้ “คุณเคยต้องพึ่งพาผู้ดูแลระบบไอทีเพื่อแชร์เอกสารและโฟลเดอร์” วู้ดกล่าว “ตอนนี้ผู้ใช้ตัดสินใจเองได้แล้ว”

เครื่องมือระบบคลาวด์ที่ฟรีช่วย CWC ในการมอบประสบการณ์การเรียนรู้ที่ดีขึ้นแก่นักศึกษา โดยไม่เพิ่มค่าใช้จ่าย “แม้แต่เครื่องมือที่เรียบง่ายที่สุดก็ช่วยเราลดค่าใช้จ่ายและประหยัดเวลา” วู้ดกล่าว “ตัวอย่างเช่น ความต้องการด้านการเดินทาง เราเคยต้องส่งแบบฟอร์มเป็นกระดาษไปมา แต่ในตอนนี้เราสร้างแบบฟอร์ม Google ร่วมกันให้ทุกคนตรวจสอบได้”

เมื่อการทำงานร่วมกันกลายเป็นสิ่งจำเป็นในการสอนและโลกของการทำงาน วู้ดมองเห็นประโยชน์ในระยะยาวสำหรับนักศึกษาที่กำลังเปิดรับ G Suite ก่อนที่จะเริ่มต้นอาชีพการทำงาน "ความคิดเห็นและคำแนะนำที่นักศึกษาแชร์กันช่วยให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น" วู้ดกล่าว "และที่สำคัญไม่แพ้กันก็คือพวกเขากำลังสร้างทักษะด้านอารมณ์ที่พวกเขาจะต้องใช้เพื่อทำงานร่วมกันในที่ทำงาน"

ความคิดเห็นจากผู้ใช้

"เมื่อนักเรียนแชร์ความคิดเห็นและคำแนะนำ พวกเขากำลังสร้างทักษะที่จำเป็นในการทำงานร่วมกันในที่ทำงาน"

John Wood, CIO, วิทยาลัยเซ็นทรัลไวโอมิง

โปรไฟล์องค์กร

วิทยาลัยเซนทรัลไวโอมิง (CWC) เป็นวิทยาลัยหลักสูตร 2 ปีซึ่งมีนักศึกษา 2,000 คน วิทยาเขตหลักของ CWC อยู่ในริเวอร์ตัน รัฐไวโอมิง โดยมีวิทยาเขตเพิ่มเติมในแลนเดอร์ แจ็กสัน และดูบอยส์ วิทยาลัยมุ่งเน้นที่การเตรียมนักศึกษาให้พร้อมสำหรับโลกของการทำงาน หรือเพื่อโอนย้ายไปยังวิทยาลัยอื่น เช่น มหาวิทยาลัยไวโอมิง และเนื่องจากมีความเหมาะสมกับสถานที่ตั้งในไวโอมิงที่เป็นชนบท ภาควิชาที่สำคัญส่วนหนึ่งจึงเป็นการศึกษาเกี่ยวกับธุรกิจการเกษตรและการศึกษานอกอาคาร

ผลิตภัณฑ์ที่ใช้

ขอบคุณที่ลงชื่อสมัครใช้!

แจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับความสนใจของคุณ